Internkontroll

Toll- og avgiftsregelverket angir de regler og prosedyrer som gjelder ved import og eksport av varer. Importører og eksportører har et selvstendig ansvar overfor Tolletaten selv om bl.a. fortolling er satt ut til speditør. Forholdet mellom speditør og vareeier er privatrettslig, Tolletaten vil derfor ved avvik gå direkte til vareeier. Bruk av speditør fratar ikke vareeier ansvaret for at deklarasjon er korrekt.

Det er derfor viktig at bedriften etablerer gode rutiner internt for å sikre at varer blir korrekt og rettidig deklarert.

Få kontroll

En kartlegging av bedriftens import- og eksportrutiner bidrar til økt bevissthet om lover og regler i forhold til egne aktiviteter. Gode kontrollrutiner vil gi økt forutsigbarhet og redusere unødige kostnader.

En slik prosess bidrar normalt også til å bedre dialogen mellom ulike avdelinger, og økt forståelse for hverandres arbeidsoppgaver. Mangelfulle rutiner og uklare ansvarsforhold kan lett resultere i unødige kostnader eller forsinket vareutlevering.

Klassifisering

Klassifisering er nøkkelen til det meste innen internasjonal handel med varer, og bør derfor alltid være en del av en kartlegging. En vares klassifisering har bl.a. betydning for vurderinger knyttet til opprinnelse, tollnedsettelse og eventuelle restriksjoner. Tollkonsult foretar vurderinger knyttet til klassifisering, og bistår også med å søke Tolletaten om bindende klassifiseringsuttalelser (BKU) på vegne av importør. 

Etterkontroll og elektronisk arkiv

Selv med gode forberedelser kan feil skje. Det er derfor viktig at det er etablert rutiner internt for systematisk kontroll av tolldeklarasjonene og tilhørende dokumentasjon. Importør har et selvstendig ansvar for å sikre at deklarerte opplysninger er korrekte. Feil i deklarerte opplysninger skal korrigeres så raskt som mulig etter at feilen er oppdaget. Feil som ofte går igjen er bl.a. feil valuta, feil fakturagrunnlag, opprinnelsesdokumentasjon eller tollnedsettelser er ikke benyttet, feil klassifisering, frakt ikke medtatt, etc. Bruk av elektronisk arkiv vil gjøre etterkontrollen mer effektiv og lettere avdekke slike feil.

Tollkonsult anbefaler det elektroniske arkivet Emma E-Doc. Her er mulighetene mange. Og et slikt arkiv vil gjøre det lettere med bl.a.:

• Etterkontroll
• Oppfølging av avvik og omberegninger
• Periodisk rapportering av MVA
• Statistikk
• Etterlysning av manglende deklarasjoner

Rydd opp internt

Flere og flere bedrifter ser verdien av en slik kartlegging, og Tollkonsult blir i økende grad engasjert for å bistå i denne type kvalitetsprosjekter. Problemene er ofte knyttet til uklare roller og ansvar internt i bedriften og mangelfull kunnskap om tollregelverket.

Ved å gå gjennom bedriftens dokumentasjon- og vareflyt vil mange av utfordringene knyttet til toll bli synlige. Økt kunnskap om regler og prosedyrer er avgjørende for å etablere og utvikle hensiktsmessige rutiner.

Tollkonsult bistår gjerne din bedrift i denne prosessen!