2023 – er året for å ta grep

Tekst: Renate Brynhildsen, Tollkonsult AS

Har du handel på tvers av landegrensene? Med utviklingen globalt, der hele verden nå er en markedsplass, er det viktigere enn noen gang å ha kontroll på prosesser og regelverk.

Tollregelverket er omfattende og komplisert, og for å gjøre det enda mer komplisert er det nå en endringsprosess på gang i håndteringen av dette regelverket. 01.01.2023 trådte to nye lover i kraft, prosedyrekodene ble endret fra to til fire siffer, direktekjøringen vil bli utfaset, og det er digitalisering av funksjoner. Det er viktig at du som vareeier er forberedt, og at du setter deg inn i hvilke regler og prosedyrer som gjelder for ditt produkt. Kompetanse og internkontroll bidrar til at du kan unngå unødige kostnader knyttet til feil toll- og avgiftsberegning, feilklassifisering eller feilfortollinger. 

Internkontroll

Tollrelverket angir de regler og prosedyrer som gjelder ved import og eksport av varer. Importører og eksportører har et selvstendig ansvar overfor Tolletaten selv om bl.a. fortolling er satt ut til speditør. Forholdet mellom speditør og vareeier er privatrettslig, Tolletaten vil derfor ved avvik gå direkte til vareeier. Bruk av speditør fratar ikke vareeier ansvaret for at deklarasjon er korrekt. Det er derfor viktig at bedriften etablerer gode rutiner internt for å sikre at varer blir korrekt og rettidig deklarert. God kommunikasjon og et godt samarbeid med speditør er alfa og omega for at speditør skal kunne gjøre en god jobb.

Få kontroll

En kartlegging av bedriftens import- og eksportrutiner bidrar til økt bevissthet om lover og regler i forhold til egne aktiviteter. En slik prosess bidrar normalt også til å bedre dialogen mellom ulike avdelinger, gi økt forståelse for hverandres arbeidsoppgaver og økt forutsigbarhet. Mangelfulle rutiner og uklare ansvarsforhold kan lett resultere i unødige kostnader. Problemene er ofte knyttet til uklare roller og ansvar internt i bedriften og manglende kunnskap om tollregelverket. Ved å gå gjennom bedriftens dokumentasjon- og vareflyt vil mange av utfordringene knyttet til toll bli synlige. Økt kunnskap om regler og prosedyrer er avgjørende for å etablere og utvikle hensiktsmessige rutiner.

Etterkontroll og elektronisk arkiv

Selv med gode forberedelser kan feil skje. Det er derfor viktig at det er etablert rutiner internt for systematisk kontroll av tolldeklarasjonene og tilhørende dokumentasjon. Feil i deklarerte opplysninger skal korrigeres så raskt som mulig etter at feilen er oppdaget. Feil som ofte går igjen er bl.a. feil valuta, feil fakturagrunnlag, opprinnelsesdokumentasjon eller tollnedsettelser er ikke benyttet, feil klassifisering, manglende fraktkostnad, etc. Bruk av elektronisk arkiv vil gjøre etterkontrollen mer effektiv.

Vi anbefaler det elektroniske arkivet Emma E-Doc. Her er mulighetene mange. Og et slikt arkiv vil gjøre det lettere med bl.a.:

• Etterkontroll
• Oppfølging av avvik og omberegninger
• Periodisk rapportering av MVA
• Statistikk
• Etterlysning av manglende deklarasjoner

Kvalitetsprosjekt

Tollkonsult bistår import- og eksportbedrifter i kvalitetsprosjekter. Vi har erfaring fra prosesskartlegging og kan bidra i utarbeidelse av prosessflyt, utarbeidelse av rutiner og prosedyrer, dokumentkrav med mere.

Vi er også godt kjent med Emma E-Doc som verktøy og bistår med:

• Utarbeidelse av rutiner for å sikre effektiv internkontroll
• Dokumentasjonskontroll
• Analyse
• Fakturamatch
• Rapportering
• Etterlysning
• Administrering og avvikshåndtering
• Månedlig avstemming
• Pre-kontroll før varslet revisjon fra Tolletaten eller Skatteetaten

Vi i Tollkonsult står klare til å bistå din bedrift med å løfte internkontroll på toll til nye høyder i 2023! Ta gjerne kontakt med meg for en uforpliktende samtale.